Vad gör en Assistent inom redovisning?

Så ser vardagen ut

En stor del av arbetstiden går åt till att hantera det löpande flödet av leverantörsfakturor och betalningar, medan utredningsarbete kring avvikelser och felaktiga transaktioner tar mer tid än många tror.

Visste du?

Många tror att jobbet är repetitivt, men i takt med digitaliseringen har rollen skiftat från att "stansa in" siffror till att agera detektiv. Dagens assistenter lägger ofta mer tid på att analysera varför en siffra är fel än att bara registrera den, vilket gör arbetet betydligt mer analytiskt och varierande än för bara tio år sedan.

Konkreta arbetsuppgifter

Löpande bokföring och kontering

Grundbulten i arbetet är den löpande bokföringen. Det innebär att du klassificerar (konterar) affärshändelser på rätt konto i bokföringssystemet. Varje kvitto och faktura måste bokföras enligt god redovisningssed och företagets interna regler.

Det handlar inte bara om att välja konto, utan också om att bedöma om momsen är avdragsgill och om underlaget är komplett. Du fungerar som grindvakt för att säkerställa att bokföringen tål en revision.

Exempel i vardagen:

En säljare skickar in ett kvitto för en lunch med en kund, men har glömt att skriva syftet med mötet. Du kontaktar säljaren för att få fram informationen, bedömer om det ska bokföras som representation eller personalkostnad, och registrerar sedan verifikationen i systemet så att momsavdraget blir korrekt.

Leverantörsreskontra

Här ansvarar du för företagets skuldside — alltså att betala fakturor till leverantörer. Uppgiften innebär att ankomstregistrera fakturor, skicka dem på attest (godkännande) till rätt person i organisationen och se till att betalningsfilen skickas till banken i tid.

En viktig del är att bevaka förfallodatum för att undvika påminnelseavgifter och att matcha inköpsordrar mot fakturor så att företaget inte betalar för varor som inte levererats.

Exempel i vardagen:

En faktura från ett IT-bolag stämmer inte överens med det avtalade priset. Istället för att bara betala den, "parkerar" du fakturan i systemet och kontaktar leverantören för att begära en kreditfaktura på mellanskillnaden. När kreditnotan kommer matchar du den mot originalfakturan och betalar endast det korrekta beloppet.

Kundreskontra och inbetalningar

På den här sidan handlar det om att se till att företaget får betalt. Du bokför inkommande betalningar från kunder och matchar dem mot skickade fakturor. Det kräver ofta detektivarbete när kunder betalar en klumpsumma för flera fakturor samtidigt.

Arbetet innefattar också kravhantering. Du skickar betalningspåminnelser och räntefakturor, ofta med en fingertoppskänsla för att behålla en god relation till kunden samtidigt som du säkrar kassaflödet.

Exempel i vardagen:

En stor inbetalning landar på bankkontot med ett otydligt referensnummer. Du söker i systemet på beloppet och ser att det matchar summan av tre olika fakturor från en viss kund, minus en liten avrundning. Du bokar betalningen mot rätt fakturor och rensar därmed kundens skuld i systemet.

Avstämningar av balanskonton

Vid månadsskiftet är avstämningar en central uppgift. Du kontrollerar att saldot på bankkontot i bokföringen stämmer exakt med kontoutdraget från banken. Du stämmer även av andra konton, som skattekontot eller interimsfordringar.

Här upptäcks ofta fel som skett under månaden. Om det diffar på en krona eller hundra tusen spelar ingen roll — differensen måste hittas och förklaras eller rättas.

Exempel i vardagen:

När du stämmer av checkräkningskontot ser du att det saknas 500 kronor jämfört med bankens saldo. Efter lite grävande ser du att banken dragit en årsavgift för ett kort som inte bokförts automatiskt. Du skapar en manuell verifikation för bankkostnaden, och vips så visar avstämningen noll i differens.

Specialisering och fördjupning

Inom större organisationer är det vanligt att man specialiserar sig på en specifik del av flödet, medan man på mindre bolag ofta gör lite av allt.

Löneadministratör / Löneassistent

Här ligger fokus helt på personalens löner, skatter och förmåner. Arbetsuppgifterna kräver djup kunskap om lagar, kollektivavtal och semesterregler. Du hanterar reseräkningar, sjukfrånvaro och ser till att lönen landar på kontot den 25:e varje månad.

Reskontraspecialist

I stora koncerner med tusentals fakturor i månaden kan man arbeta enbart med leverantörs- eller kundreskontra. Fokus ligger på att optimera flöden, automatisera attestprocesser och hantera komplexa betalningsströmmar, ofta över landsgränser med olika valutor.

Hur arbetsuppgifterna förändras med erfarenhet

Röster från yrket

I branschtidningen Balans beskriver Auktoriserade Redovisningskonsulternas förbund (FAR) hur yrkesrollen utvecklas från registrering till kvalitetskontroll:

Digitalisering och automatisering innebär att redovisningskonsulten får en mer rådgivande roll. Det manuella arbetet minskar och fokus flyttas till analys och kontroll.

— Redaktionen, Tidningen Balans, 2023

Fackförbundet Unionen lyfter fram bredden i yrket och hur central rollen är för företagens funktion:

Som ekonomiassistent är du spindeln i nätet på ekonomiavdelningen. Du har koll på siffrorna och ser till att företagets affärer flyter på smidigt genom att hantera in- och utbetalningar korrekt.

— Yrkesbeskrivning, Unionen.se, 2024

I en intervju med utbildningsföretaget Påhlmans Handelsinstitut berättar en redovisningsekonom om tjusningen med att få siffrorna att gå ihop:

Det bästa är känslan när allt stämmer. Att göra bokslut och se att debet och kredit går ihop, det ger en enorm tillfredsställelse. Det är ordning och reda som gäller.

— Före detta student, Påhlmans Handelsinstitut, 2023

Mer om yrket – Assistent inom redovisning

63 500

Så många personer arbetar inom yrkeskategorin "Ekonomiassistenter m.fl." i Sverige, enligt SCB:s yrkesregister (2022). Det är en stor yrkeskår där majoriteten är kvinnor, men andelen män ökar stadigt.

Vad folk tror

    Att jobbet handlar om att vara bra på huvudräkning och komplex matematik.

Hur det faktiskt ser ut

    Matematiken sköter datorn. Jobbet handlar snarare om logik, struktur och regelverk. Du behöver förstå sambanden – om jag gör X här, vad händer då med Y där? Det är mer systemförståelse än matte.

Automatiseringen tar inte jobbet – den ändrar det. En vanlig farhåga är att AI och automatiska tolkningstjänster ska göra assistenten överflödig. Verkligheten visar snarare motsatsen. När systemen automatiskt tolkar fakturor försvinner visserligen det monotona inmatningsarbetet. Kvar blir "avvikelserna" – allt det som maskinen inte förstod. Det innebär att arbetsdagarna fylls av mer problemlösning och färre rutinmoment, vilket många upplever som en uppgradering av yrket.

En språngbräda för karriären. Att börja som assistent inom redovisning är en av de vanligaste vägarna för att senare bli redovisningsekonom eller controller. Genom att hantera grundtransaktionerna lär du dig företagets flöden från grunden. Många ekonomichefer har en gång börjat sin bana med att sortera leverantörsfakturor.

Dela