Vad gör en Upphandlare?

Så ser vardagen ut

En stor del av arbetstiden går åt till att föra dialog med verksamheten för att förstå vad de egentligen behöver, medan själva skrivandet av kravspecifikationer och juridiska dokument tar mer tid än många tror för att säkra att affären håller för prövning.

Visste du?

Offentlig upphandling i Sverige omsätter över 900 miljarder kronor varje år. Det innebär att du som upphandlare inte bara köper pennor och papper — du är med och styr marknaden mot hållbarhet och innovation genom att ställa krav som tvingar leverantörer att utveckla miljövänligare lösningar.

Konkreta arbetsuppgifter

Behovsanalys och marknadsdialog

Innan en affär kan göras måste du veta vad som ska köpas. Det låter enkelt, men är ofta den svåraste delen. Du intervjuar sakkunniga inom organisationen för att omvandla vaga önskemål till konkreta, mätbara behov.

Samtidigt måste du veta vad marknaden kan leverera. Du bjuder in leverantörer till dialogmöten (RFI) för att se vilka lösningar som finns, så att du inte ställer krav som ingen kan uppfylla eller som driver upp priset i onödan.

Exempel i vardagen:

Parkförvaltningen vill köpa nya lekplatser. De vill ha "roliga klätterställningar". Du sätter dig med dem och bryter ner det: Vilka åldrar gäller det? Vilka säkerhetsstandarder krävs? Ska materialet vara giftfritt? Därefter ringer du tre leverantörer för att höra om de nya miljökraven för fallskyddsgummi är rimliga att ställa i år eller om det blir för dyrt.

Utformning av förfrågningsunderlag

Det här är hantverket där strategi blir dokumentation. Du skriver kravspecifikationen som dikterar exakt vad leverantören ska leverera, och de kommersiella villkoren som styr avtalet. Här balanseras "bör-krav" mot "ska-krav".

Språket måste vara extremt tydligt. Minsta otydlighet kan leda till att leverantörer tolkar kraven olika, vilket kan göra att hela upphandlingen måste göras om eller att den överprövas i domstol.

Exempel i vardagen:

Du ska upphandla IT-konsulter. Istället för att bara skriva "erfaren konsult" definierar du nivåer: "Nivå 4 ska ha minst 10 års erfarenhet av Java och ha lett minst tre stora projekt." Du bygger också en utvärderingsmodell där pris vägs mot kvalitet, så att ni inte automatiskt måste välja den billigaste konsulten om kompetensen är för låg.

Annonsering, utvärdering och tilldelning

När upphandlingen publiceras i en databas kommer frågor från leverantörer som du måste svara på neutralt och öppet. När anbudstiden gått ut öppnar du anbuden och granskar dem.

Det är ett detektivarbete. Uppfyller leverantören verkligen alla skall-krav? Har de bifogat rätt intyg? Du poängsätter anbuden enligt din modell och fattar ett tilldelningsbeslut som meddelar vem som vann.

Exempel i vardagen:

Fem städföretag har lämnat anbud på kommunens lokalvård. Ett företag ligger misstänkt lågt i pris. Du begär en förklaring och ser att de inte räknat med kollektivavtalsenliga löner, vilket var ett krav. Du utesluter anbudet och går vidare med nästa, dokumenterar beslutet noga för att kunna motivera det om företaget klagar.

Avtalsförvaltning och uppföljning

Jobbet tar inte slut när kontraktet är skrivet. En upphandlare agerar ofta avtalscontroller. Du säkerställer att leverantören faktiskt levererar det de lovat till det pris som avtalades.

Det handlar också om att hantera förändringar. Prisjusteringar på grund av inflation, byte av underleverantörer eller tolkningstivster när något går fel i leveransen.

Exempel i vardagen:

Leverantören av färdtjänst vill höja priserna med 10 % och hänvisar till ökade bränslekostnader. Du tar fram avtalet, granskar indexklausulen och ser att de enligt avtalet bara har rätt till 4 % justering baserat på aktuellt index. Du tar mötet med leverantören och justerar faktureringen till rätt nivå.

Specialisering och fördjupning

IT-upphandlare

En av de mest eftertraktade specialiseringarna. Här krävs djup förståelse för licensmodeller, molntjänster, GDPR och informationssäkerhet. Du arbetar nära CIO och IT-arkitekter för att köpa komplexa system där avtalen ofta löper över många år och innebär stora risker om något går fel.

Entreprenadupphandlare

Fokuserar på bygg och anläggning — allt från nya förskolor till vägar och broar. Här gäller andra standardavtal (som AB04 och ABT06) än vid varuinköp. Arbetet kräver teknisk förståelse och förmåga att hantera stora ekonomiska volymer och många underentreprenörer.

Hållbarhetsstrateg inom upphandling

Vissa upphandlare specialiserar sig helt på att driva hållbarhetsfrågor. Du hjälper kollegor att ställa rätt miljökrav, sociala krav (t.ex. att leverantörer ska erbjuda praktikplatser) och livscykelanalyser. Rollen handlar mindre om juridik och mer om miljöstrategi och leverantörsutveckling.

Hur arbetsuppgifterna förändras med erfarenhet

Röster från yrket

Martin Kruse, ordförande för Sveriges Offentliga Inköpare (SOI), beskriver i en intervju med Upphandling24 hur yrket har utvecklats från administration till strategi:

Den offentliga affären har blivit ett strategiskt verktyg för att nå samhälleliga mål. Det handlar inte längre bara om att köpa saker till lägsta pris, utan om att driva innovation och hållbarhet.

— Martin Kruse, ordförande SOI, Upphandling24, 2023

I en artikel om karriärvägar lyfter inköpschefen Roger Himmelsköld fram bredden i yrket och varför det passar den nyfikne:

Ingen dag är den andra lik. Ena dagen upphandlar vi livsmedel till skolor, nästa dag är det IT-system eller snöröjning. Man får en otrolig inblick i hur samhället fungerar och hur olika branscher agerar.

— Roger Himmelsköld, Inköpschef, Offentliga Affärer, 2022

Lena, en upphandlare i kommunal sektor, berättar i fackförbundet Visions tidning om tillfredsställelsen i att göra bra affärer för skattepengarna:

Det bästa är känslan när man fått till ett riktigt bra avtal som ger verksamheten det de behöver till ett bra pris. Man känner sig som en gatekeeper för medborgarnas pengar.

— Lena, upphandlare, Tidningen Vision, 2021

Mer om yrket – Upphandlare

923 miljarder kr

Så stort är det samlade värdet av den offentliga upphandlingen i Sverige på ett år, enligt Upphandlingsmyndighetens statistik (2024). Det motsvarar nästan en sjättedel av Sveriges BNP. Som upphandlare sitter du vid spakarna för enorma ekonomiska flöden.

Vad folk tror

    Att upphandlare är byråkrater som bara bryr sig om lägsta pris och att följa paragrafen till punkt och pricka, även om resultatet blir dåligt.

Hur det faktiskt ser ut

    Modern upphandling handlar om den goda affären. Lagen (LOU) ses idag mer som en spelplan än ett hinder. Fokus har skiftat från att jaga kronor till att jaga värde — exempelvis genom att ställa funktionskrav ("Vi behöver kunna transportera 50 personer") istället för detaljkrav ("Vi ska ha en buss med 50 säten"), vilket öppnar upp för nya, smartare lösningar från marknaden.

Beredskap och säkerhet har seglat upp som nya kärnuppgifter. I takt med ett osäkrare omvärldsläge har upphandlarens roll förändrats. Det handlar inte längre bara om "Just-in-Time" utan om "Just-in-Case". Att säkra lagerhållning, robusta leveranskedjor och att leverantörer klarar kriser har blivit en kritisk del av arbetsdagen. Du är en nyckelspelare i Sveriges civila beredskap.

AI revolutionerar rutinarbetet.:

• Analys av enorma datamängder för att hitta inköpsmönster ("spendanalys").

• Automatisk granskning av hundratals anbud för att hitta avvikelser.

• Hjälp med att skriva första utkastet till kravspecifikationer.

Detta frigör tid för det som datorer är dåliga på: dialogen med människor, strategiskt tänkande och kreativ problemlösning.

Dela