Vad gör en Ekonomiassistent?

Så ser vardagen ut

En stor del av arbetstiden går åt till att hantera leverantörsfakturor och säkerställa att attestflödet fungerar, medan internsupport och problemlösning tar mer tid än många tror.

Visste du?

Moderna ekonomiassistenter arbetar mer med systemhantering än med siffror. Eftersom mycket av den manuella datainmatningen idag sköts av AI och tolkningstjänster, har rollen glidit över till att bli en "detektivroll" där du utreder varför systemet inte kunde matcha en faktura automatiskt.

Konkreta arbetsuppgifter

Leverantörsreskontra

Detta är ofta basen i arbetet. Du tar emot, registrerar och distribuerar inkommande fakturor till rätt person för attest (godkännande). Det handlar om att säkerställa att företaget betalar rätt summa i tid.

Här ingår också att matcha fakturor mot inköpsorder och hantera påminnelser om något blivit liggande för länge.

Exempel i vardagen:

En faktura från ett budfirma har fastnat i systemet för att beloppet inte stämmer med ordern. Du ser att de lagt på en "väntetidsavgift". Du ringer beställaren internt för att kolla om det stämmer, justerar konteringen så att avgiften hamnar på rätt konto och skickar fakturan vidare för betalning.

Kundreskontra och inbetalningar

Här bevakar du att företagets kunder betalar sina fakturor. Du bokför inkommande betalningar från bankgiro eller plusgiro och matchar dem mot skickade fakturor.

Uppgiften kräver fingertoppskänsla då du också ansvarar för kravhantering och inkasso. Att kräva in pengar samtidigt som man behåller en god kundrelation är en konstform.

Exempel i vardagen:

En stor kund har betalat in 50 000 kr som en klumpsumma, men beloppet matchar inte någon specifik faktura. Du analyserar kundens reskontra och ser att summan motsvarar tre äldre fakturor minus en kreditnota. Du bokar av posterna manuellt och mailar kunden för att bekräfta att allt är reglerat.

Löpande bokföring och kvittohantering

Du ansvarar för att affärshändelser bokförs på rätt konto. Det kan handla om allt från korttransaktioner och reseräkningar till manuella verifikationer för att rätta tidigare fel.

En viktig del är att granska underlag från anställda för att säkerställa att momsen är korrekt avdragen – särskilt vid representation och utlägg.

Exempel i vardagen:

Säljchefen lämnar in en reseräkning med ett kvitto för en middag. Du ser att det är alkohol på notan och att momssatsen därför måste delas upp annorlunda än vid en vanlig lunch. Du räknar om momsen, bokför representationskostnaden på rätt konto och ser till att chefen får rätt ersättning utbetald.

Avstämningar av bankkonton

För att bokföringen ska vara tillförlitlig måste den stämma överens med verkligheten på banken. Du stämmer av företagets bankkonton, ofta veckovis eller månadsvis, för att se att saldot i bokföringssystemet matchar bankkontoutdraget.

Exempel i vardagen:

Vid månadsskiftet diffar bokföringen med 150 kronor mot bankkontot. Du går igenom transaktionslistan rad för rad och upptäcker att banken dragit en årsavgift för ett företagskort som ingen bokfört. Du skapar en verifikation för bankkostnaden och nu stämmer kontot på öret.

Assistera vid månadsbokslut

När månaden ska stängas intensifieras arbetet. Du hjälper redovisningsekonomerna genom att periodisera kostnader – alltså se till att en kostnad belastar rätt månad, även om fakturan betalas senare.

Du tar också fram underlag och specifikationer som ligger till grund för företagets resultatrapportering.

Exempel i vardagen:

Företaget betalar hyra kvartalsvis i förskott. Inför bokslutet för januari räknar du ut hur stor del av kvartalshyran som ska kostnadsföras just denna månad. Du bokar upp en tredjedel som en kostnad och låter resten ligga kvar som en förutbetald kostnad i balansräkningen.

Specialisering och fördjupning

På större ekonomiavdelningar delas rollen ofta upp i tydliga specialiseringar, medan man på mindre bolag gör lite av allt.

Leverantörsreskontraspecialist (AP)

Här fokuserar du helt på utflödet av pengar. Du blir expert på momsregler vid import, attestreglementen och att effektivisera fakturaflödet. Arbetsuppgifterna handlar mycket om att hantera avvikelser och underhålla leverantörsregistret för att undvika bedrägerier och felbetalningar.

Kundreskontraspecialist (AR)

Fokus ligger på inflödet och kassaflödet. Du arbetar tätt med säljavdelningen för att bedöma kunders kreditvärdighet innan affärer görs. Arbetet innefattar ofta mer juridik kopplat till kravprocesser, konkurser och räntefakturering.

Löneadministratör/Ekonomiassistent

En vanlig kombinationsroll på medelstora företag. Utöver den löpande bokföringen ansvarar du för hela löneprocessen: tidrapportering, reseräkningar, skatteavdrag och semesterlöneskulder. Det kräver djup kunskap om arbetsrätt och kollektivavtal.

Hur arbetsuppgifterna förändras med erfarenhet

Röster från yrket

I en medarbetarintervju hos PS Finance Group berättar ekonomiassistenten Marie om hur rollen utvecklats över tid och bredden i arbetsuppgifterna:

Jag jobbar som ekonomiassistent och arbetar med företagets interna ekonomi såsom löpande bokföring, löner, fakturering och klientmedelsbetalningar. [...] Min resa på PS började för nästan exakt 6 år sedan. Då var vi inte så många, så jag har varit med på hela resan till dit vi är idag. Det har varit spännande och lärorikt.

— Marie, Ekonomiassistent, PS Finance Group, 2018

I branschtidningen Konsulten lyfter Lali Fjellström från Srf konsulterna fram hur tekniken förändrar, snarare än hotar, yrkesrollen för de som arbetar med redovisning och administration:

AI inte gör någon arbetslös. Men den som använder AI kommer ta jobben från den som inte gör det. – För att överleva AI måste vi ha en förståelse för de nya systemen och utveckla rådgivningsförmågan.

— Lali Fjellström, Medlemsansvarig, Tidningen Konsulten, 2025

I en yrkesguide från rekryteringsföretaget TNG beskrivs den problemlösande karaktären av jobbet, något som ofta lockar folk till yrket:

Likt en detektiv får du gräva fram vad som blivit fel, kanske förklara för andra vad som hänt och hur det går att rätta till. Du blir den som har koll. Det är en av många anledningar till att många trivs som ekonomiassistent.

— TNG Yrkesguide, TNG, 2024

Mer om yrket – Ekonomiassistent

43 500

Så många personer arbetar inom yrkeskategorin "Ekonomiassistenter m.fl." i Sverige enligt SCB:s yrkesregister (SSYK 431). Det är ett av de vanligaste administrativa yrkena och finns representerat i princip alla branscher, från byggbolag till tech-startups.

Vad folk tror

    Att jobbet är ensamt och tyst, där man sitter i ett hörn och knappar på en miniräknare hela dagarna.

Hur det faktiskt ser ut

    Rollen är extremt social och serviceinriktad. Som ekonomiassistent har du kontakt med nästan alla på företaget – från säljaren som tappat sitt kvitto till VD:n som undrar över en utbetalning. Du fungerar ofta som "First Line Support" i ekonomifrågor.

Systemkunnighet slår sifferminne. För tio år sedan var det viktigt att vara snabb på tangentbordet för att mata in data. Idag handlar arbetsuppgifterna om att förstå integrationer. När webbshoppen pratar med lagersystemet som pratar med bokföringssystemet – och det blir fel någonstans – då är det ekonomiassistenten som måste förstå det tekniska flödet för att hitta felet. Många i yrket beskriver sig idag lika mycket som systemförvaltare som ekonomer.

En språngbräda till karriären. Få yrken ger en så bra grundförståelse för hur ett företag faktiskt fungerar. Genom att hantera fakturorna ser du exakt vad företaget köper in, vad de säljer, och vilka marginaler som finns. Det är därför en mycket vanlig startpunkt för de som senare vill bli redovisningsekonomer, controllers eller till och med ekonomichefer.

Dela